HR 관리 시스템(HRMS)은 조직의 데이터 보안을 어떻게 보장합니까?

작성자: NENA PETROVIC | CLENT ADVISOR TEAM LEADER

 

 

전 세계의 비즈니스 리더들은 데이터에 대한 위협에 대해 점점 더 인식하고 있습니다. 그럼에도 불구하고, 여러 기업들이 데이터 보안을 위해 필요한 절차를 구현하지 못하고 있습니다. 데이터 유출 빈도가 날로 증가하고 있기 때문에 이는 잠재적으로 위험한 상황이 될 수 있습니다.

 

HR 관리 시스템은 HR 데이터에 개인 정보와 직원에 대한 중요한 세부 사항이 포함되어 있기 때문에 조직 데이터 중 가장 취약한 부분입니다.

현재 상황에서 많은 사람들이 자신의 기기로 재택근무를 하고 있어 데이터 보안 위협이 그 어느 때보다도 높아지고 있습니다. HR 데이터를 위협과 불법 접근으로부터 보호하기 위해 데이터 보안을 한 단계 더 강화하는 절차를 마련하는 것이 그 어느 때보다 중요해지고 있습니다. 최신 HRMS 소프트웨어는 기업이 조직 데이터를 안전하게 유지하는 과제를 극복할 수 있도록 향상된 데이터 보안 기능을 제공합니다.

 

HRMS와 급여 솔루션이 데이터 보안을 어떻게 보장하는지 이해하기 전에, HR 관리 시스템이 무엇인지 먼저 이해해 보겠습니다.

| HR 관리 시스템이란 무엇입니까?

인적 자원 관리 시스템(HRMS)은 직원의 경력 전반에 걸쳐 인적 자원 및 관련 절차를 관리하기 위해 사용되는 소프트웨어 프로그램의 모음입니다. HRMS는 회사가 직원에 대한 완전한 이해를 가지면서 변화하는 세금 및 노동 규정을 준수할 수 있게 합니다.

일상적인 인력 운영을 관리하고 준수 및 성과 보고서를 책임지는 HR 리더와 직원이 주요 사용자입니다. 그러나 HR 부서만 혜택을 보는 것은 아닙니다.

일반적인 활동을 위한 직원 셀프 서비스를 통해 관리자는 물론 직원들도 권한을 가질 수 있으며, 이는 젊은 직원들에게 중요한 매력 포인트입니다. 경영진은 HRMS를 사용하여 근로자 동향 및 그로 인한 사업에 미치는 영향을 분석할 수 있는 데이터를 생성할 수 있습니다.

HR 관련 비용이 회사에서 가장 중요한 비용 중 하나라는 점을 고려할 때, HRMS를 회계 시스템과 통합하는 것은 재무 부서에 매우 중요합니다. 선도적인 공급업체는 기본 회계를 넘어 HR 서비스 및 데이터에서 더 많은 재무 통찰력을 추출할 수 있도록 비즈니스를 지원합니다.

 

| 데이터 보안에서 HR 관리가 직면한 과제

• 개인 정보 유출 : 클라우드 기반 HRMS에서는 데이터 유출, 즉 데이터 누출이 주요 문제입니다. 이는 클라우드 컴퓨팅 보안 침해로 인해 발생합니다. 직원 데이터와 기타 기밀 정보가 승인되지 않은 사람이나 앱에 의해 무단으로 수집, 조작, 전송될 수 있습니다.
• 서비스 중단 (DoS) : DoS 클라우드 공격은 모든 클라우드 서비스를 중단시켜 일정 기간 동안 소비자들이 이용할 수 없게 만들 수 있습니다. 시스템에 버퍼링할 수 없는 대량의 트래픽이 입력되거나, 버그를 악용하여 시스템을 충돌시킵니다.
• 크립토재킹 : 비트코인의 인기에 따라 크립토재킹도 증가했습니다. 해커들이 컴퓨팅 리소스를 이용하여 암호화폐 거래를 수행합니다. 조직의 허락 없이 서버에 크립토 마이닝 스크립트가 설치됩니다. 이는 또 다른 중요한 클라우드 HR 서비스 보안 위협입니다.
• 보안되지 않은 API : 조직의 시스템이 안전하다고 여겨지더라도, IoT 솔루션을 통해 무단 사용자가 데이터 보안 위협을 가할 수 있습니다. IoT 센서와 다양한 장치를 사용하여 민감한 데이터를 실시간으로 캡처하고 전송할 수 있습니다. 해커들은 이 방법을 사용하여 클라우드 자체가 아닌 API를 공격하여 데이터를 탈취할 수 있습니다.

| HR 관리 시스템의 장점

HR 관리 시스템의 가장 기본적인 장점은 모든 인사 정보를 한 곳에 보관할 수 있다는 것입니다. 이를 통해 규정 준수 문제를 줄이고, 의사 결정을 지원할 종합적인 데이터 수집을 제공하며, 직원 참여가 지원되며, HR 전문가와 절차의 생산성이 향상됩니다. 

• 더 나은, 더 심도 있는 지식 : HRMS가 없으면 직원과 관리자들은 스프레드시트, 경비 어플리케이션, 종이 기록 등 다양한 장소에서 데이터를 생성하여 인건비를 전체적으로 파악하기 어렵습니다. HRMS를 사용하면 모든 데이터가 더 높은 무결성을 가진 단일 저장소에 모여, 더 나은 의사 결정을 할 수 있습니다. 이는 현재 직원들을 평가하고 기업 목표에 따라 미래 요구를 비교하는 인력 계획 및 분석 프로젝트에 매우 중요합니다. 생산성을 저해하기 전에 기술 부족을 식별하고 수정하며, 후계 계획을 명문화하고, 초과 근무나 이중 근무가 재정적 성과에 미치는 영향을 평가하여 인건비를 관리할 수 있는 능력이 주요 이점 중 하나입니다.
• 개선된 직원 참여 : HR 관리자는 인재 개발과 유지에 열정을 가지고 있으며, HRMS는 이를 돕는 데 중요한 역할을 합니다. HR은 HRMS를 사용하여 교육 커리큘럼을 개발하고, 학습 프로그램과 경력 경로를 맞춤화하며, 멘토링을 설정할 수 있습니다. 하버드 비즈니스 리뷰는 젊은 직원들의 기술 개발을 우선시하고, 지식 공유에 중점을 둔 멘토링 프로그램을 구현할 것을 제안합니다. Z세대와 밀레니얼 세대는 또한 자주 경험에 대해 묻는 것을 기대합니다. HRMS는 가상으로 진행되는 멘토링 관계에 도움을 줄 수 있으며, 직원 만족도와 참여 설문 조사를 전달하고 집계할 수 있습니다. 이러한 개발 활동은 모두 HRMS에 기록되어 개발 이정표를 확인할 수 있습니다. 직원 셀프 서비스를 통해 직원들은 자신의 경로를 유지하고 조직에 충성할 가능성이 높아집니다.
• 프로세스 효율성과 셀프 서비스 문화 : 질문에 응답하거나, 복지 등록이나 성과 평가와 같은 주요 프로그램을 관리하는 데 HR 전문가의 주당 최대 40%의 시간이 소요될 수 있으며, 많은 경우 직원들은 스스로 작업을 처리하기를 원합니다. HR은 HRMS 내에 지식 저장소를 만들어 직원과 관리자가 자주 묻는 질문에 대한 답변을 찾을 수 있도록 하고, 직원과 관리자가 자신의 정보를 안전하게 액세스할 수 있도록 하여 HR이 더 가치 있는 서비스에 집중할 수 있습니다. 또한, 시간 카드 처리, 채용 요청, 휴가 요청 처리와 같이 여러 단계의 승인이 필요한 HR 활동은 많은 시간을 소모할 수 있습니다. HRMS 및 급여 솔루션의 승인 워크플로는 이러한 프로세스를 자동화하여 승인자에게 승인(또는 거부)할 차례가 되었음을 알립니다.
• 백엔드 비용 절감 : HRMS의 중앙 집중식 구조, 특히 완전한 클라우드 기반 소프트웨어 서비스 모델을 제공하는 경우 하드웨어, 데이터 센터 공간, 유지 보수, 지원 및 교육을 위한 IT 및 개발 직원 자원이 적게 필요합니다. 이를 통해 HR 기술에 대한 IT 지출이 줄어들고, 헬프 데스크 직원이 필요하지 않으며, HR 팀을 포함한 HRMS의 전체 사용자 만족도가 향상됩니다.
• 더 빠른 채용 : HR 전문가가 열정을 가지고 있는 또 다른 분야는 최고의 인재를 유치하고 회사를 '모두가 일하고 싶어하는 곳'으로 만드는 것입니다. 그러나 채용 공고가 조직 외부에서 발생할 때 채용 과정에 대한 통찰력을 얻기 어려워 후보자 경험이 간과되는 경우가 많습니다. HRMS는 채용 담당자와 후보자를 구직 게시판과 모바일 애플리케이션을 통해 전자적으로 연결하여 이 문제를 해결하며, 과정을 더욱 즐겁고 효율적으로 만듭니다. 이를 통해 처리 시간을 절반 이상 줄이면서 정확성을 높일 수 있습니다.

| HRMS가 회사 데이터의 기밀성을 어떻게 보호할 수 있습니까?

HRMS는 온프레미스 및 클라우드에서 사용자 데이터를 보호하기 위한 강력한 보안 메커니즘을 가지고 있습니다. 이러한 보안 기능은 사용자 데이터 암호화, 물리적 데이터 보호, 직원 셀프 서비스, 무단 접근 방지를 위한 데이터 접근 통제, 내부 보안 통제 등을 포함한 데이터 보안의 모든 영역을 다룹니다.

 

• 물리적 보호 : HRMS는 애플리케이션에 접근할 때 안전한 HTTP 프로토콜만 사용하도록 보장합니다. 포트 기반 제한이 구현된 후에 필요한 포트만 HRMS 애플리케이션에 접근할 수 있습니다. 사용자 데이터의 안전을 위해 소프트웨어에는 안티바이러스 소프트웨어가 포함되어 있으며, 보안 센터가 위협과 취약성을 모니터링하고 추적합니다. 이는 IP 주소 설정 기능으로 증명됩니다.
• 데이터 암호화 : HRMS는 사용자 자격 증명(사용자 이름 및 비밀번호)을 암호화하기 위해 256비트 AES 암호화 기법을 사용합니다. GDPR 준수가 구현되었으며 애플리케이션은 SSL 인증서로 구성되었습니다. 애플리케이션은 사용자 데이터의 보안을 강화하고 암호화된 개인 데이터를 데이터베이스에 저장하여 위협과 취약성을 방지합니다.
• 사용자 기반 보안 : 사용자 계정 보안을 위해 HRMS는 맞춤형 비밀번호 정책과 비활성 사용자에 대한 데이터 삭제 정책을 만들었습니다. 접근 권한 관리 모듈은 정의된 애플리케이션 접근을 허용합니다. 애플리케이션은 또한 IP 기반 제한을 사용하여 원격 서버 로그인 접근을 특정 IP 주소로 제한합니다.

 

이상적인 인적 자원 관리 시스템(HRMS)을 선택하는 것은 쉽지 않지만 올바르게 해야 합니다. 많은 HR 서비스 및 솔루션이 시장에 나와 있으며 최고의 기능 모음을 가지고 있지만, 귀하의 회사에 적합한 것을 선택하는 것은 어려울 수 있습니다.

 

위에서 언급한 데이터 보안 조치를 통해 TopSource Worldwide가 도움을 줄 수 있습니다. 데이터 보안, HRMS, EOR(고용주 기록) 및 Payroll 솔루션에 대해 더 알고 싶다면 TopSource Worldwide 웹사이트를 방문하거나 오늘 저희와 연결하십시오!

 

최고의 HR 및 급여 관리 시스템을 선택하기 위해서는 먼저 귀하의 요구 사항을 이해하는 것이 중요합니다. 요구 사항과 찾고 있는 기능을 목록으로 작성한 다음 이를 잠재적인 HRMS 및 Payroll 솔루션과 비교하십시오.

 

 

Nena Petrovic는 선도적인 글로벌 확장 서비스 제공업체인 TopSource Worldwide의 클라이언트 어드바이저 팀 리더입니다. 그녀는 고객과 효과적으로 소통하고 협력하는 클라이언트 어드바이저 팀을 감독하고 안내합니다. 그녀는 고객 송장 및 Payroll의 정확하고 신속한 처리를 보장하고, 전략을 개발하며, 고객 중심의 접근 방식을 유지하는 책임을 맡고 있습니다.